rechtskonforme Datenarchivierung

von Michael Fuchs (Kommentare: 0)

Stellen Sie sich Ihr eigenes oder ein beliebiges mittelständisches Unternehmen vor: täglicher Schriftverkehr mit Kunden, Angebote, Rechnungen und Bestellungen laufen zu großen Teilen über Email, Internetformulare und digitale Dokumente und begleiten Ihren Alltag völlig selbstverständlich.

Personalunterlagen, Verträge, Buchhaltung sowie Steuerunterlagen sind wichtige Grundlagen jeder Firma. Sie sind oftmals noch in Papierform abgelegt.

Stellen Sie sich vor diesem Hintergrund folgende Fragen:

  • Wie lange brauchen Sie, um in Ihren Unterlagen ganz bestimmte Dokumente zu finden?
  • Was passiert mit diesen Daten, wenn sie erst mal soweit erledigt sind und nur noch für spätere Recherchen und das Finanzamt wichtig sind?
  • Was würde passieren, wenn digitale Daten oder auch Papierunterlagen von einem Tag auf den anderen z. B. durch Diebstahl nicht mehr zur Verfügung stünden?

Im Alltagsgeschäft vieler Firmen gehen solche Fragestellungen oftmals unter, sind aber bei genauerem Hinsehen zentrale Absicherungen für Ihr Geschäft:

Zum einen bestehen seitens des Gesetzgebers Vorgaben zur Archivierung – auch für digitale Unterlagen – und zum anderen kann die Sicherung der eigenen Daten im Falle eines Verlusts eine Frage der geschäftlichen Existenz bedeuten.

Ablage, Archivierung und optimierte Suchfunktionen sind der Schlüssel für einen nachhaltigen Umgang mit Ihren Daten. Archive sind aber nur dann wirklich von Wert, wenn sie einfach durchsuchbar und inhaltlich sinnvoll aufgebaut sind. Auch die Digitalisierung von Papierdaten kann sinnvoll sein: „Das Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation hat ausgerechnet, welche Zeit- und Kostenersparnisse sich dadurch erzielen lassen. So dauert laut dieser Studie die Ablage von 250 Seiten in Papierform eine Stunde, digital dagegen weniger als eine Viertelstunde. Die Recherche nach einem Dokument in Papierform beansprucht drei Minuten, in digitalisierter Form zehn Sekunden.“ (ComTeam)

Konkret nochmal zurück zu unserem Gedankenspiel:

  • Sie suchen einen Lieferantenvertrag, um nach den Konditionen zu schauen. Wer in der Firma weiß, wo er suchen muss? Sind die Daten direkt verfügbar?
  • Sie suchen Rechnungen zu einem Kunden über früher abgerechnete Leistungen. Seit dieser Rechnungsstellung haben Sie neue PCs bekommen und die Ordnerstruktur umgestellt. Finden Sie Ihre alten Rechnungen auf Anhieb?

Um eine sinnvolle Archivierung und Ablage gewährleisten zu können und damit Revisionssicherheit herzustellen, sollten folgende Grundsätze Beachtung finden:

Ordnungsmäßigkeit Vollständigkeit
Sicherheit des Gesamtverfahrens Schutz vor Veränderung & Verfälschung
Sicherung vor Verlust Nutzung nur durch Berechtigte
Einhaltung der Aufbewahrungsfristen Dokumentation des Verfahrens
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit  Kompatibilität erhalten

Unternehmen kommen heute also weder von gesetzlicher Seite noch aus eigenen Interessen um eine Archivierung herum.

Eine Sonderstellung kommt der Archivierung von Emails zu. Hier entstehen in kurzer Zeit oft große Datenmengen, von denen unklar ist, ob sie für eine Archivierung Bedeutung haben oder nicht. Eine manuelle Sortierung erscheint vielfach auf Grund des Zeitaufwands als ineffizient, Filter verschiedener Art sind jedoch oft fehleranfällig. Nichts desto trotz unterliegen auch Emails Archivierungsplichten und sind auch für die Firmen selbst oft wichtiger Nachweis in einer Kunden- bzw. Lieferantenkommunikation.

Ebenso deutlich ist jedoch aus unserer Sicht auch, dass trotz der Fülle an durchaus kostspieligen Angeboten auf dem Markt die individuelle Anpassung an das Unternehmen über den Wert und Sinn einer Archivierungslösung entscheidet.

Detaillierte Planung spart Kosten in der Anschaffung und beugt Ärger im Alltag im Umgang mit der Technologie vor.

Wir beraten Sie gerne in Fragen rund um die Archivierung, um eine passende Lösung für Sie zu finden! 

Weiterführenden Informationen zu den gesetzlichen Vorgaben:

Der Gesetzgeber gibt für digitale Archivierung die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) vor. Hier sind Regeln für die Betriebsprüfung definiert, die die Mitwirkungspflicht der Steuerpflichtigen betreffen. 

 

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