Wichtige Regeln zum E-Mail-Versand

Emails sind im Arbeitsalltag eine große Erleichterung geworden, sie sind schnell und unkompliziert und erreichen den Empfänger in sehr kurzer Zeit. Es gilt für einen professionellen Umgang im Arbeitsalltag jedoch auch einige Regeln zu beachten.

  1. Seien Sie erkennbar: richten Sie eine Emailadresse so ein, dass Ihr Name oder Ihre Funktion für den Empfänger auf den ersten Blick ersichtlich ist.

  2. Beim Versand einer Mail an mehrere Empfänger können neben dem Feld „An“ auch „CC“ oder „BCC“ ausgewählt werden. Nutzen Sie das Feld „An“ für die Personen, die Sie direkt ansprechen möchten, „CC“ für Personen, die Sie zusätzlich informieren möchten und das „BCC“ Feld dann, wenn die Empfänger für andere Empfänger verborgen bleiben sollen. Dies ist in vielen Fällen aus datenschutzrechtlichen Gründen wichtig, um nicht unerlaubt Emailadressen weiter zu geben.

  3. Sollten Sie Anhänge verschicken, sollte dies im Normalfall in Form einer PDF Datei erfolgen. Andere Dokumente wie z. B. Word oder Excel Anhänge sollten nur nach Absprache bzw. verschlüsselt übertragen werden.

  4. Mit dem Versand einer Mail oder eines Anhangs geben Sie Informationen weiter. Stellen Sie sicher, dass diese Informationen an den richtigen Empfänger adressiert sind und auch weitergegeben werden dürfen.

Für Fragen steht Ihnen das Team der FuchsEDV gerne zur Verfügung!